Офисный переезд: Возможные проблемы и как их предупредить.

Что нужно знать и учитывать, чтобы переезд офиса прошел гладко и без отрыва от производства? Чтобы сотрудники не ворчали, что их вызывают в выходной день разбирать личные вещи и документы; чтобы клиенты не ругались, что Ваши телефоны недоступны, а у них срочные вопросы...

Самый простой способ избавить себя от всевозможных трудностей и головной боли - это найти фирму, специализирующуюся на офисных переездах, которая каждый день сталкивается с подобными вопросами клиентов и решает их на раз.

Любая такая фирма предоставляет координатора-менеджера, который является связующим звеном между Вами (Клиентом) и всем "кошмаром" в виде грузчиков, машин, гор упаковочных материалов. Основные проблемы на переездах офисов могут возникать обычно по следующим причинам:

- В следствие неопытности или невнимательности Координатор перевозчика неправильно рассчитал объем перевозимого груза и вызвал недостаточное количество грузчиков, машин. В следствие чего процесс переезда затягивается и все начинают нервничать. Грузчики устают и начинают ошибаться, машины долго разгружаются и т.п.

- Оценщик-менеджер не верно оценил количество необходимого упаковочного материала. Тогда начинаете нервничать Вы, так как часть Вашей драгоценной мебели не упаковывается и ее сохранность при перевозке начинает подвергаться сомнению.

Правильный Координатор в самом начале переезда определит, что упаковочного материала не хватит и дозакажет оперативно недостающую упаковку.

- Если ломается лифт на погрузке или разгрузке, а у Вас 5 этаж без лифта.

Даже самая надежная техника в наше время умеет ломаться в самый неподходящий момент.  не исключение конечно грузовые и пассажирские лифты в офисных помещениях. Непривыкшие к большим нагрузкам, лифты перестают реагировать на кнопки, застревают вместе с грузом и грузчиками; лифтеры уходят часто домой, так как их рабочее время подходит к концу и им пора смотреть очередной сериал, сидя в кресле дома.

тут следует заметить несколько моментов. Во-первых, ресурсы Перевозчика. В идеале Клиент ставит Перевозчику задачу, которая формулируется в Договоре. А Перевозчик должен эту задачу решить. Методы решения он выбирает самостоятельно, опираясь на общепринятые отраслевые нормы. Поэтому если возникает экстренная ситуация вроде поломки лифтов, Перевозчик должен оперативно отреагировать на нее и обеспечить выполнение задачи. Координатор может вызвать дополнительно определенное количество людей на объект.  Позволить себе вызвать дополнительно 10-15 профессиональных грузчиков в течение часа - такое не под силу перевозчикам-одиночкам без офиса.

В случае с лифтером - данный момент должен быть просчитан Исполнителем еще до начала переезда. Как правило, лифтеры закрывают глаза на конец своего рабочего времени за небольшое вознаграждение.

- Пропадают вещи Ваших сотрудников или дорогая техника компании. Этот вопрос обычно поднимается, когда Вы, то есть Клиент, хотите сэкономить и вызываете фирму - перевозчика подешевле. А это означает что обычно Перевозчик экономит в первую очередь на зарплатах специалистам и вызывает к Вам на переезд людей с сомнительной репутацией, не граждан России и т.п. В этом случае можно посоветовать как можно тщательнее прописывать перечень вещей в договоре и ответственность Перевозчика перед Вами, если уж хотите сэкономить на качестве.

Считается, что оптимальным сроком для подготовки будущего переезда является около полутора месяца (это конечно зависит от рода деятельности компании, количества работников и размеров). Но бывает так, что переезд необходимо выполнить в строго отведенное время. Не следует затягивать сам переезд более чем на 2-ое суток. Это нецелесообразно. Назначить лучше его на выходные дни или в темное время суток.

- Следующая проблема, возникающая на переезде офиса  это повреждения стен, потолков, пола помещений погрузки и выгрузки при работах на переезде.

Чтобы избежать данных проблем необходимо следующее:

До начала работ все повреждения на обоих адресах фотографируются и отражаются в акте с Вашим арендодателем или Вашей службой хозяйства. В договоре на переезд прописывается ответственность Перевозчика за возникшие повреждения здания по вине его сотрудников. После переезда все поверхности еще раз осматриваются до подписания актов выполненных работ.

Желаем Вам удачного, качественного и быстрого переезда в новый офис.