Переезд компании 8211 простой и сложный процесс. Инструкция для начальника АХО по подготовке к переезду офиса.

Если Вам впервые поручено решать вопросы, связанные с организацией переезда офиса, Вам стоит прочитать эту статью, чтобы избежать возможных ошибок.

Переезд компании, как правило, происходит с целью повышения эффективности деятельности фирмы. Обычно это либо желание сэкономить на арендной плате или наоборот, расширение штата.

Итак, что такое переезд офиса и с чем его едят.

Можно выделить следующие этапы в подготовке офисного переезда:

- Составление технического задания на переезд;
- Вызов 3-4 менеджеров из мувинговых кампаний для оценки стоимости переезда и выбор победителя;
- Обсуждение с компанией - победителем тендера плана переезда и документальных формальностей.

1. Техническое задание на переезд

ТЗ на переезд включает в себя следущие моменты:

- определение отимального порядка переезда с целью обеспечения минимально возможного перерыва в работе организации (порядок переезда отделов, архивов, складов);
- определение бюджетных средств на переезд. Здесь Вы можете воспользоваться нашим сервисом для расчета стоимости переезда он-лайн ;
- составление плана-чертежа нового помещения с отмеченными на нем лестницами, лифтами, размерами помещений и мебели (пример плана - здесь);
- определение объема вывозимого имущества. В идеале - иметь полный список попредметно с указанием инвентарных номеров и закупочной стоимости (это ускорит решение вопроса о возмещении ущерба при перевозке или при страховании груза);
- определение условий погрузки-разгрузки (возможность пользоваться лифтами, возможное время выноса, сроки переезда);

2. Вызов менеджеров-оценщиков из мувинговых компаний

предварительный выбор оценщиков
Чтобы правильно выбрать оценщиков, необходимо учесть такие параметры, как
качественный сайт компании;
обновляющийся контент;
конкретная информация на сайте (адрес фирмы, цены на услуги, перечень услуг, копии рекомендаций, грамотность подачи материала, реальные фотографии с выполненных переездов и т.п.).

общение с менеджером-оценщиком в офисе
Общение с оценщиком включает в себя несколько обязательных этапов:
- обсуждение ТЗ с Заказчиком;
- осмотр и при необходимости перепись объема перевозимого груза;
- небольшой рассказ о фирме, которую представляет оценщик и об оказываемых услугах

Если какой-то из пунктов пропущен 8211 это уже повод для сомнений в квалификации менеджера. В перевозке офиса много нюансов 8211 таких как сложность и количество разборки-сборки мебели, количество необходимых упаковочных материалов, условия погрузо-разгрузочных работ, сроки Заказчика и многие другие. Опытный оценщик знает на что необходимо посмотреть, какие вопросы задать, на чем можно сэкономить а на чем нет.

3. Обсуждение с компанией-победителем тендера плана переезда и документальных формальностей

После того, как выбран Перевозчик, необходимо:

- согласовать договор на оказание услуг по перевозке; В договоре нужно указать сроки переезда; перечень перевозимого имущества; ответственность Перевозчика за порчу или утерю груза или его части; вид транспорта, в котором будет перевозиться груз; необходимость упаковки груза; возможность дополнительных работ, не указанных в договоре. При страховании груза - приложить копию страхового полиса.
- потребовать от Перевозчика подробного плана переезда. Когда доставляются упаковочные материалы, сроки переезда, как и что будет упаковываться и маркироваться, сколько человек будет участвовать в работах, будет ли ответственное лицо от Перевозчика на переезде на адресах погрузки и разгрузки и многие другие вопросы
Опытные перевозчики предоставят Вам план переезда, не дожидаясь Ваших вопросов.

Как итог этой статьи, можно отметить, что в вопросе офисного переезда, а тем более, если это Ваш первый переезд в жизни, следует обращаться только к профессионалам. Это не всегда дороже чем сотрудничество с частниками. С профессионалами проще договариваться о цене. Они знают, на чем можно сэкономить без ущерба качеству, могут предложить разные варианты ценового компромисса. А нервов с Вашей стороны будет потрачено значительно меньше и Ваше начальство будет довольно.

и не забудьте выпить шампанское на новом месте, чтобы работа в новом офисе пошла как полагается.